ُتُعدّ عملية فهرسة وتصنيف وأرشفة وحفظ كافة سجلات الوقف من الجوانب الحيوية التي تضمن تنظيم العمل الإداري بشكل فعال وتحقيق الشفافية والموثوقية في إدارة الأوقاف، فمع تنوع وتعدد السجلات المرتبطة بالوقف سواء كانت إدارية، مالية، قانونية أو خاصة بالأفراد، يصبح من الضروري تطبيق نظم دقيقة وفعّالة للأرشفة لضمان سهولة الوصول إلى هذه السجلات عند الحاجة.
ويهدف برنامج "إدارة الملفات" إلى تمكين المتدرِّبين من تصنيف، فهرسة، أرشفة وتنظيم السجلات المختلفة المتعلقة بالوقف والعمليات المالية المحلية والدولية والاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن 10 سنوات بشكل دقيق ومرتب باستخدام تقنيات متطورة، بما يسهل الوصول إليها بسرعة وفعالية عند الحاجة، وتحديث بيانات المستفيدين من عوائد الوقف باستمرار، كما يهدف إلى تعزيز قدرة المتدرِّبين على أرشفة الوثائق إلكترونيًا وحفظها بشكل آمن يتماشى مع المعايير القانونية والإدارية المعتمدة، مما يضمن تنظيم العمل ويزيد من الشفافية والموثوقية في العمليات الإدارية والمالية والقانونية.

الأهداف

بنهاية البرنامج التدريبي سيكون المتدرب قادراً على:
1. التعرف إلى أهمية إدارة الملفات والأرشفة وأثرها في تحسين كفاءة العمل الوقفي.
2. توضيح أهمية تسجيل أو تحديث بيانات المستفيدين من عوائد الوقف.
3. تصنيف و فهرسة وأرشفة سجلات الوقف المختلفة وفق معايير منظمة.
4. تحديد طرق حفظ السجلات الوقفية بطرق تضمن الأمان وسهولة الرجوع إليها.
5. توضيح كيفية استخدام نظم الأرشفة الإلكترونية لإدارة الملفات بكفاءة.
6. تطبيق أفضل الممارسات في إدارة وأرشفة الوثائق الوقفية بما يحقق الشفافية والتنظيم.